PENGENDALIAN
PERSEDIAAN
(Inventory
Control)
PENDAHULUAN
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam
operasional suatu perusahaan adalah pengendalian persediaan (inventory
control), karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan
investasi dalam aktiva lancar di satu sisi dan pelayanan kepada pelanggan di
sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis (
operation, marketing, dan finance).
Sebuah
perusahaan manufaktur tidaklah terlepas dari persoalan inventori yang
seringkali terjadi kesulitan. Kesulitan tidak hanya terjadi karena banyaknya kesalahan
manusia dalam mencatat tetapi juga kesulitan yang ditimbulkan karena tata letak
yang tidak diatur dengan baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang
tidaklah mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar
masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang
harus dikeluarkan dari gudang.
Kesulitan –
kesulitan tersebut di atas bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang
baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara
terkomputerisasi.
Penelitian
mengenai sistem pengendalian persediaan telah menjadi satu fokus penelitian
yang menarik. Kondisi ini disebabkan karena faktor biaya persediaan merupakan
salah satu komponen biaya modal yang terbesar.
Beberapa penelitian mengenai persediaan ini antara lain yang dilakukan
oleh Tarim & Kingsman (2005) yang membahas mengenai sistem pengendalian persediaan
(R,s) pada lingkungan permintaan yang bersifat non stationary stochastic. Tang
& Grubbstrom (2005) membahas penentuan titik pemesanan kembali pada
beberapa pola distribusi, sedangkan Sven Axsater (2005) membahas mengenai
kebijakan continuos review (R,Q) dengan lead time permintaan yang berdistribusi
normal. Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap
jumlah persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses
produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari
pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan
dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu
yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak
terganggu).
Usaha untuk
mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi, yaitu
jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang
terlalu banyak, maupun terlalu sedikit akan minimbulkan membengkaknya biaya
persediaan. Jika persediaan terlalu banyak, maka akan timbul biaya-biaya yang
disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi karena perusahaan
memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam dalam
persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang
tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji
pegawai pergudangan, biaya asuransi, biaya pemeliharaan persediaan, dan biaya
kerusakan/kehilangan.
Begitu juga
apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat kekurangan
persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena
membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, dan tidak tersedianya
produk jadi untuk pelanggan. Jika tidak memiliki persediaan produk jadi
terdapat 3 kemungkinan, yaitu :
1. Konsumen
menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal ini akan
mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan.
2. Konsumen
membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan
masih setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh
keuntungan selama persediaan tidak ada.
3. Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing
dan terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya
pemesanan (ordering cost) yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan
kegiatan pemesanan sejak penempatan pesanan sampai tersedianya bahan/barang di
gudang. Biaya-biayatersebut antara lain : biaya telepon, biaya surat menyurat,
biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya pemilihan pemasok, biaya
pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan pemeriksaan bahan/barang.
PENGETIAN DAN
JENIS PERSEDIAAN
Persediaan
(inventory) adalah bahan-bahan atau barang (sumberdaya- sumberdaya organisasi)
yang disimpan yang akan dipergunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya :
untuk proses produksi atau perakitan, untuk suku cadang dari peralatan, maupun
untuk dijual. Walaupun persediaan hanya merupakan suatu sumber dana yang
menganggur, akan tetapi dapat dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi
tanpa persediaan.
Berdasarkan
kepada fungsinya persediaan dikelompokkan menjadi:
1.Lot-size-inventory,
yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang
dibutuhkan pada saat itu. Cara ini dilakukan dengan tujuan : memperoleh
potongan harga (quantity discout) karena pembelian dalam jumlah yang besar, dan
memperoleh biaya pengangkutan per unit yang rendah.
2.Fluctuation
stock, merupakan persediaan yang diadakan untuk menghadapi permintaan yang
tidak bisa diramalkan sebelumnya, serta untuk mengatasi berbagai kondisi tidak
terduga seperti : terjadi kesalahan dalam peramalan penjualan, kesalahan waktu
produksi, kesalahan pengiriman.
3.Anticipation
Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diramalkan seperti mengantisipasi pengaruh musim, dimana pada saat
permintaan tinggi perrusahaan tidak mampu menghasilkan sebanyak jumlah yang
dibutuhkan. Disamping itu juga persediaan ini ditujukan untuk mengantisipasi
kemungkinan sulitnya memperoleh bahan sehingga tidak menggangu operasi
perusahaan.
Berdasarkan
bentuk fisiknya, Persediaan dapat dibedakan menjadi 5 jenis persediaan, yaitu:
1.Bahan baku
adalah barang-barang berwujud (seperti : kayu, tanah liat, besi) yang akan
digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut bisa diperoleh dari sumber
alam, dibeli dari para pemasok, atau dibuat sendiri untuk dipergunakan dalam
proses selanjutnya.
2.Komponen adalah bagian produk yang diperoleh dari
perusahaan lain yang
secara
langsung akan dirakit.
3.Bahan pembantu adalah barang atau bahan yang
dipergunakan di dalam
proses
produksi, akan tetaapi tidak merupakan bagian daari produk akhir.
4.Barang
dalam proses atau barang setengah jadi, adalah seluruh barang / bahan yang
telah mengalami pengolahan (merupakan hasil dari suatu proses) akan tetapi
masih harus mengalami pengolahan lebih lanjut untuk siap menjadi produk jadi.
5.Barang jadi adalah seluruh barang yang telah
mengalami pengolahan dan
telah siap
di jual kepada konsumen.
Selain itu, persediaan juga dapat dibedakan menjadi:
1.Persediaan
Surplus (surplus inventory/surplus stock), adalah suatu kondisi persediaan yang
diadakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat
itu dan nyaris tidak terpakai. Hal ini disebabkan adanya kesalahan perkiraan
inventory yang dibutuhkan pada saat itu. Akan tetapi dengan manajemen inventory
yang tepat surplus inventori dapat diberdayakan kembali sebagai anticipation
stock maupun fluctuation stock. Surplus persediaan yang dianggap berlebih dan
dalam keadaan slow moving kearahidle dapat terjebak ke dalam daerah dead stock.
Penyebab terjadinya surplus:
·
Kesalahan perhitungan peramalan
(forecast) yang akan datang. Sehingga mengakibatkan pembelian yang terlalu
banyak.
·
Perubahan program kerja.
·
Pencatatan data persediaan yang
kurang akurat.
·
Perubahan proses produksi.
·
Perubahan proses produksi.
·
Terlalu banyak menetapkan persediaan
pengaman (buffer stock).
Pemberdayaan
surplus inventori dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Transfer
material, merupakan tindakan pengalihan material dari satu unit produksi ke
unit produksi yang lain atau antar perusahaan yang menggunakan material yang
sama.
b. Tukar
tambah (trade in), merupakan tindakan tukar menukar material dengan pihak lain agar
memperoleh barang sesuai dengan fungsi dan tujuan.
c. Buy back,
tindakan untuk pembelian oleh agen atau distrinutor kembali sesuai dengan harga
yang disepakati.
d.
Substitusi, tindakan untuk menukar material yang ada dengan material lain yang
dianggap masih diperlukan senilai dengan material yang berlebih.
2.Dead
stock, merupakan suatu kondisi persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih
besar dari jumlah yang dibutuhkan pada saat itu dan sama sekali tidak terpakai.
Dead stock juga dapat dikatakan sebagai persediaan yang terbuang.
Penyebab
terjadinya dead stock :
a.
Persediaan surplus yang terlalu lama tidak digunakan sehingga mengurangi
kualitas material.
b. Material
yang sudah kadaluarsa
c. Material
yang dibeli tidak sesuai dengan standar
d. Kerusakan
selama penyimpanan.
e. Dan
lain-lain
Fungsi persediaan
a.
Menghilangkan / mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan
b.
Menyesuaikan dengan jadwal produksi
c.
Menghilangkan / mengurangi resiko kenaikan harga
d. Menjaga
persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman
e.
Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan
f.
Mendapatkan keuntungan dari quantity discount
g. Komitmen
terhadap pelanggan.
MODEL EOQ (Economic Order Quantity)
Economic Order Quantity (EOQ) atau Economic Lot Size
(ELS) merupakan suatu metode manajemen persediaan paling terkenal dan paling
tua. Diperkenalkan oleh FW. Harris sejak tahun 1914. Model ini dapat
dipergunakan baik untuk persediaan yang dibeli maupun yang dibuat sendiri, dan
banyak digunakan sampai saat ini karena penggunaannya relatif mudah. Model ini mampu
untuk menjawab pertanyaan tentang kapan pemesanan/pembelian harus dilakukan dan
berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara
biaya pemesanan dengan biaya penyimpanan) menjadi minimum.
DAFTAR PUSTAKA
Chase,
Richard B., Thomas J Aquilano, Production and Operations Management, A Life
Cycle Approach, Homewood, Illionis
Murdick, G
Robert, Barry Render, Roberta S Russell, Service Operation Management, Allyn
and Bacon, Massachusetts
Krajewski,
Lee J.,Operation Management, Srtategy and Analysis, sixth edition,
Prentice-Hall International, Inc., New Jersey.
Render,
Barrry , Jay Heizer, Operation Management, Pearson Education Inc., New Jersey.